Come gestire i contratti di locazione

La maggior parte dei problemi di locazione è una data che non è mai finita in calendario. La scadenza sta a pagina uno. La data che conta davvero è l'ultimo giorno in cui potete notificare, esercitare un'opzione o contestare un conguaglio delle spese, e quella data sta di solito in una clausola che nessuno ha più letto dalla firma. Se tenete più di un paio di sedi, quelle date sopravviveranno alla persona che le ha negoziate.

Questo è per i conduttori che hanno già firmato, che si tratti di un ufficio o di sedi in sei città. Si tratta di tenere un registro vivo delle locazioni che detenete, non di ciò che deve stare nel documento. Per il documento in sé, partite da che cos'è un contratto di locazione e dalla lettura clausola per clausola nella guida alla locazione commerciale.

Quando e perché la gestione delle locazioni conta

La locazione è uno dei pochi contratti che continua a generare lavoro in ogni mese in cui è in vita. Il canone si adegua secondo un calendario. Le spese di gestione si conguagliano a chiusura dell'esercizio. I certificati assicurativi scadono e vanno riemessi. Le opzioni di rinnovo si estinguono in silenzio se nessuno le esercita per iscritto, nei termini, nella forma richiesta dal contratto. Archiviare il documento dopo la firma non è gestione, perché quasi tutto ciò che conta accade dopo.

Le locazioni hanno anche una durata che supera quella delle persone che le hanno negoziate. Un impegno misurato in anni cambierà di mano almeno una volta tra dipendenti, e di solito è nel passaggio di consegne che la conoscenza sparisce.

I dati della locazione sono dati contabili oltre che operativi. Secondo IFRS 16 il locatario rileva un'attività per diritto d'uso, che rappresenta il suo diritto di utilizzare il bene locato, e una passività del leasing, che rappresenta l'obbligo di effettuare i pagamenti, con esenzioni per le locazioni a breve termine di dodici mesi o meno e per le locazioni di beni di modesto valore [1] [2]. Le società quotate di diritto di uno Stato membro devono redigere il bilancio consolidato secondo gli IFRS adottati nell'Unione, e l'IFRS 16 vi è stato recepito [3]. Quando lo IASB analizzò il cambiamento nel 2016, prima che il principio entrasse in vigore, rilevò che le società quotate che applicano IFRS o US GAAP indicavano quasi 3.000 miliardi di dollari di impegni di locazione fuori bilancio [2]. L'amministrazione ha bisogno degli stessi dati contrattuali di cui ha bisogno l'operativo, e i due elenchi non dovrebbero divergere.

Le opzioni lo rendono concreto. IFRS 16 misura le passività del leasing includendo i pagamenti fissi e "only those optional payments that the company is reasonably certain to make", escludendo i pagamenti variabili legati all'uso o alle vendite future [2]. Decidere se eserciterete un'opzione di rinnovo non è quindi solo una decisione immobiliare. Cambia ciò che viene rendicontato.

Non serve un portafoglio grande per avere bisogno di un processo. La soglia pratica è il punto in cui nessuno riesce più a tenere a mente le date: più di una manciata di contratti, più di una sede, oppure una sola locazione abbastanza grande da far male se si perde un preavviso.

Quali informazioni raccogliere prima di iniziare

Tre cose devono esistere prima che valga la pena scrivere la prima sintesi: l'insieme completo dei documenti, un elenco di campi condiviso e un responsabile con nome per ogni contratto.

La locazione raramente è un unico documento. Un singolo rapporto di locazione di solito comprende il contratto originario più le modifiche, una lettera sui lavori, un verbale di decorrenza, side letter, una fideiussione, attestazioni sullo stato del rapporto, accordi di subordinazione e i certificati assicurativi in corso. Le condizioni vengono modificate per atto integrativo più spesso di quanto ci si aspetti, quindi una sintesi costruita sul solo contratto originario sarà sbagliata in modi che nessuno nota finché non conta. Prima ricomponete l'intera catena per sede, poi sintetizzate.

Poi concordate i campi. Registrare le stesse cose per ogni contratto è ciò che trasforma dei documenti in un portafoglio filtrabile e rendicontabile. Questi sono i campi che reggono la maggior parte del lavoro ricorrente:

Campo	Perché conta
Parti, garante e indirizzo per le comunicazioni al locatore	Stabilisce a chi va notificato, e dove, perché una comunicazione sia valida
Immobile, unità e superficie locabile	La base del canone, del riparto spese e dell'ambito del ripristino
Decorrenza, inizio del canone e scadenza	La spina dorsale di ogni altra data del contratto
Canone base e piano di adeguamento	Dice cosa cambia, quando e di quanto
Struttura delle spese di gestione	Definisce cosa è fisso, cosa è variabile e cosa potete verificare
Opzioni di rinnovo o proroga	Il diritto che perdete col silenzio, con una propria finestra di esercizio
Termini di preavviso e forma di invio	È qui che falliscono la maggior parte delle opzioni e dei recessi, non nel merito
Diritti di recesso e di uscita anticipata	La vostra uscita, di norma condizionata a comunicazione e pagamento
Cessione e sublocazione	Regola ristrutturazioni, cessioni e un cambio di controllo
Obblighi assicurativi e di manleva	I certificati scadono ogni anno e sono un innesco frequente di inadempimento
Obblighi di ripristino	Un costo che arriva alla fine e si pianifica anni prima
Deposito cauzionale o scadenza della garanzia bancaria	Una garanzia bancaria può scadere prima del contratto
Permanenza dopo la scadenza	Cosa succede se restate oltre il termine, e a quale canone
Responsabile interno e approvatore	La persona con nome che un promemoria deve raggiungere

Infine, decidete chi fa cosa. Una persona tiene la scheda del contratto, una approva una decisione sull'opzione, una verifica il conguaglio delle spese, e qualcuno ha il potere di firmare e inviare una comunicazione. Se volete la trattazione completa su come trasformare un contratto firmato in una sintesi strutturata, lease abstraction spiega cosa registra una buona sintesi e fino a che punto spingersi.

Flusso di lavoro passo per passo per gestire le locazioni

1. Costruite l'inventario. Elencate ogni sede che occupate e ogni contratto che detenete, poi abbinate i documenti a ciascuna riga. Aspettatevi dei buchi. Il senso di questo passaggio è trovare i contratti di cui nessuno riesce a produrre una copia firmata, finché c'è ancora tempo per richiederla al locatore.

2. Sintetizzate ogni contratto nei campi concordati. Lavorate sull'intera catena documentale e annotate da dove viene ogni dato, compreso l'atto integrativo che lo ha modificato. Mantenete dalla sintesi un collegamento al documento di origine, così chiunque può verificare un campo sul testo invece di fidarsi del riassunto.

3. Trasformate le date in un calendario con anticipo. Non mettete in agenda la scadenza finale. Mettete in agenda il termine di preavviso, poi risalite aggiungendo il tempo che la vostra organizzazione impiega davvero per decidere, approvare e notificare. Un buon valore di partenza è un intero periodo di preavviso prima del termine, più i tempi interni di approvazione. Tutto ciò che ricorre ogni anno, come i certificati assicurativi e i conguagli delle spese, riceve un promemoria ricorrente.

4. Assegnate responsabili e accessi. Ogni contratto ottiene un responsabile con nome e un approvatore con nome. Chiunque abbia bisogno del documento deve poterlo raggiungere senza chiedere, e chi non deve modificarlo non deve poterlo fare.

5. Riconciliate i soldi con il contratto. Quando arriva il conguaglio annuale delle spese, confrontatelo con il testo del contratto: le voci effettivamente ripartibili, il tetto o l'esclusione che avete negoziato, la vostra quota millesimale e il metodo di adeguamento. Gli oneri variabili sono una categoria rilevante di per sé. L'IFRS 16 tiene i pagamenti variabili legati all'uso o alle vendite future fuori dalla passività del leasing [2]. Quei costi non si verificano da soli.

6. Rivedete il portafoglio con una cadenza fissa. Il trimestre basta alla maggior parte dei team. Guardate le opzioni dei quattro trimestri successivi, i contratti senza responsabile, le sintesi non ricontrollate dall'ultimo atto integrativo, e i depositi o le garanzie in scadenza. Poi chiudete il cerchio: una decisione sull'opzione presa ma mai comunicata per iscritto non è una decisione.

Errori più frequenti

Il promemoria è ancorato alla data sbagliata. Un appuntamento in agenda alla scadenza finale è inutile se l'opzione andava esercitata mesi prima. Il termine di preavviso è la data che opera, ed è quella da seguire.

Nessuno è titolare del contratto. Le date che arrivano a una casella condivisa raggiungono tutti e nessuno. Un promemoria ha bisogno del nome di una persona prima di valere come presidio.

La sintesi si allontana dai documenti. Un atto integrativo cambia il canone o il preavviso, il file di origine viene aggiornato e la sintesi no. Da quel momento la vista di portafoglio è sicura di sé e sbagliata, che è peggio che non avere alcuna vista.

La permanenza avviene per caso. Se un termine si esaurisce e voi restate, di norma non ottenete la proroga che non avete esercitato. In Italia, per le locazioni di immobili urbani adibiti a uso diverso da abitazione il contratto si rinnova tacitamente di sei anni in sei anni, e di nove in nove per alberghi o attività teatrali, se non sopravviene disdetta a mezzo di lettera raccomandata almeno dodici o diciotto mesi prima della scadenza. Alla prima scadenza il locatore può negare la rinnovazione solo per i motivi di cui all'articolo 29 [5]. Quel rinnovo di legge non è l'opzione che non avete esercitato.

Gli oneri variabili si pagano senza verificarli. I conguagli delle spese arrivano come un numero con un foglio di calcolo allegato, e pagarli è più semplice che leggere la clausola che li governa. È l'errore con più soldi dentro e meno clamore.

Amministrazione e operativo tengono elenchi diversi. Se lo scadenzario delle locazioni che alimenta la rendicontazione è tenuto separatamente da quello usato dall'operativo, entrambi avranno ragione in parte. Una sola scheda, con sopra i campi rilevanti per l'amministrazione, è l'unica versione che resta vera.

Gli accordi collaterali non vengono mai messi per iscritto. La rassicurazione verbale di un locatore non è una condizione contrattuale. La disdetta che impedisce la rinnovazione tacita deve essere comunicata all'altra parte a mezzo di lettera raccomandata, nei termini di dodici o diciotto mesi [4]. La regola pratica è la stessa: se non è nella catena documentale, non gestitelo.

Lista di controllo pratica

Usate questa come definizione stabile di una locazione sotto controllo.

• L'intera catena documentale è conservata in un unico posto: contratto, atti integrativi, side letter, lettera sui lavori, fideiussione, attestazioni, certificati
• La sintesi usa gli stessi campi di ogni altro contratto, e ogni campo è tracciabile fino a un documento
• La sintesi è stata controllata l'ultima volta dopo l'atto integrativo più recente
• Scadenza, finestre di esercizio delle opzioni, date di revisione del canone e inneschi del ripristino sono tutti registrati, non solo la data finale
• Ogni data ha un promemoria che scatta almeno un periodo di preavviso prima, con l'aggiunta dei tempi interni di approvazione
• Ogni contratto ha un responsabile con nome e un approvatore con nome
• Indirizzo per le comunicazioni e forma di invio sono registrati insieme all'opzione, non sepolti nel documento
• Il certificato assicurativo e l'eventuale garanzia bancaria hanno promemoria di scadenza propri
• L'ultimo conguaglio delle spese è stato verificato sul contratto, non solo pagato
• Amministrazione e operativo leggono la stessa scheda del contratto
• Le opzioni dei quattro trimestri successivi hanno già un responsabile e una data di decisione

Dove il software aiuta

Un foglio di calcolo è un punto di partenza del tutto valido, e molti team ci tengono cinque locazioni per anni. Smette di bastare a un punto prevedibile: quando una data deve raggiungere una persona invece di restare in una cella, quando il file richiede accessi diversi per amministrazione e operativo, quando dovete dimostrare chi ha modificato un campo e quando, oppure quando nessuno sa più quale delle quattro copie sia quella corrente.

Ciò che serve cercare è poco appariscente. Un archivio ricercabile per i documenti stessi. Un'estrazione che trasformi il testo del contratto in campi filtrabili. Promemoria agganciati alla data di preavviso, ricorrenti, indirizzati a destinatari con nome. Sincronizzazione col calendario, così le date compaiono dove le persone già lavorano. Reportistica sull'intero portafoglio. Permessi e una traccia di audit, così accessi e cronologia sono fatti e non supposizioni.

Contracko copre questo tipo di lavoro. Il suo archivio contratti tiene contratti e file collegati in un unico posto, "including PDFs, scans, and supporting documents", con tipi di contratto, metadati e ricerca per ritrovare gli accordi, e cronologia delle versioni tra stato corrente, precedente e bozza. L'estrazione dei dati contrattuali analizza PDF e file Word caricati per ricavarne campi come date, parti, importi, termini di preavviso e obblighi, ed esporta in CSV, Excel o JSON, che è ciò che serve quando state sintetizzando un portafoglio e non un singolo documento. I promemoria di scadenza seguono "renewal dates, end dates, notice dates, and custom events like obligations or milestones", possono essere ricorrenti o singoli e possono essere assegnati ai colleghi perché il promemoria raggiunga una persona. I campi personalizzati raccolgono i dati specifici della locazione che una scheda contrattuale generica non ha, come la superficie locabile, il tetto sulle spese o la finestra di esercizio dell'opzione. La reportistica genera report su contratti, valori e andamenti, e la pagina prezzi indica quali funzionalità, tra cui la traccia di audit e i gruppi di permessi, sono incluse in ciascun piano.

Per una singola locazione, il calcolatore di contratti di locazione prende una data di inizio, una durata e un preavviso, e restituisce la data di fine, il tempo residuo e se siete dentro una finestra di rinnovo. È un modo rapido per controllare una data senza configurare nulla.

Passaggio successivo

Iniziate con cinque contratti, non con cinquanta. Prendete i cinque con l'impegno maggiore o con l'opzione più vicina, ricomponete per ciascuno l'intera catena documentale, sintetizzateli negli stessi campi, e mettete i termini di preavviso in calendario con un responsabile con nome. Di solito basta a far emergere che cosa non funziona nel modo in cui vengono trattati tutti gli altri.

Quando siete pronti a tenere l'intero portafoglio in un unico posto, avviate una prova gratuita e caricate un insieme rappresentativo di locazioni per vedere date e condizioni chiave estratte in un'unica vista, con promemoria ancorati alle finestre di preavviso invece che alle scadenze. Se il vostro portafoglio ha una componente industriale, warehouse lease agreements tratta gli obblighi specifici di quelle sedi, e la guida contract obligations tracker tratta il monitoraggio degli impegni che non sono legati a una data.

Fonti

[1] IFRS Foundation, IFRS 16 Leases (rilevazione da parte del locatario di un'attività per diritto d'uso e di una passività del leasing). ifrs.org/issued-standards/list-of-standards/ifrs-16-leases

[2] IFRS Foundation, Effects Analysis: IFRS 16 Leases, gennaio 2016 (dimensione delle locazioni fuori bilancio, esenzioni per breve termine e modesto valore, pagamenti opzionali e variabili). ifrs.org/content/dam/ifrs/project/leases/ifrs/published-documents/ifrs16-effects-analysis.pdf

[3] Commissione europea, Regolamento (UE) 2017/1986 del 31 ottobre 2017 (recepimento dell'IFRS 16 nell'Unione, in attuazione del regolamento (CE) n. 1606/2002). eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/1986/oj

[4] Normattiva, Legge 27 luglio 1978, n. 392, articolo 28 (disdetta a mezzo lettera raccomandata almeno dodici o diciotto mesi prima della scadenza). normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1978-07-27;392

[5] Normattiva, Legge 27 luglio 1978, n. 392, articolo 28 (rinnovazione tacita di sei o nove anni se non sopravviene disdetta). normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1978-07-27;392

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