Como gerir contratos de arrendamento

A maior parte dos problemas de arrendamento é uma data que nunca chegou a um calendário. O termo está na primeira página. A data que realmente importa é o último dia em que pode notificar, exercer uma opção ou impugnar um acerto de encargos, e essa data está normalmente numa cláusula que ninguém voltou a ler desde a assinatura. Se detém mais do que um par de instalações, essas datas sobrevivem à pessoa que as negociou.

Isto é para arrendatários que já assinaram, seja um escritório ou instalações em seis cidades. Trata-se de manter um registo vivo dos arrendamentos que detém, não do que deve constar no documento. Para o documento em si, comece por o que é um contrato de arrendamento e pela leitura cláusula a cláusula no guia do arrendamento comercial.

Quando e porquê a gestão de arrendamentos importa

O arrendamento é um dos poucos contratos que continua a gerar trabalho em cada mês em que está vivo. A renda é atualizada segundo um calendário. Os encargos de exploração são acertados depois do fecho do exercício. Os certificados de seguro caducam e têm de ser reemitidos. As opções de prorrogação extinguem-se em silêncio se ninguém as exercer por escrito, a tempo, na forma que o contrato exige. Arquivar o documento depois da assinatura não é gestão, porque quase tudo o que importa acontece a seguir.

Os arrendamentos são também tão longos que sobrevivem às pessoas que os negociaram. Um compromisso medido em anos vai mudar de mãos pelo menos uma vez entre colaboradores, e é normalmente nessa passagem que o conhecimento desaparece.

Os dados do arrendamento são dados contabilísticos além de operacionais. Ao abrigo da IFRS 16, o locatário reconhece um ativo sob direito de uso, que representa o seu direito de utilizar o bem locado, e um passivo da locação, que representa a sua obrigação de efetuar pagamentos, com isenções para locações de curto prazo de doze meses ou menos e para locações de ativos de baixo valor [1] [2]. As sociedades cotadas de direito de um Estado-Membro devem elaborar as contas consolidadas de acordo com as IFRS adotadas na União, e a IFRS 16 foi aí retomada [3]. Quando o IASB analisou a mudança em 2016, antes de a norma entrar em vigor, concluiu que as sociedades cotadas que aplicam IFRS ou US GAAP divulgavam quase 3 biliões de dólares em compromissos de locação fora do balanço [2]. A área financeira precisa dos mesmos factos contratuais que a operação, e as duas listas não deveriam divergir.

As opções tornam isto concreto. A IFRS 16 mensura os passivos da locação incluindo os pagamentos fixos e "only those optional payments that the company is reasonably certain to make", excluindo os pagamentos variáveis ligados ao uso ou às vendas futuras [2]. Decidir se vai exercer uma opção de prorrogação não é, portanto, apenas uma decisão imobiliária. Muda aquilo que é reportado.

Não precisa de uma carteira grande para precisar de um processo. O limiar prático é o ponto em que nenhuma pessoa consegue guardar as datas de cabeça: mais do que um punhado de contratos, mais do que uma instalação, ou um único arrendamento suficientemente grande para que um pré-aviso perdido doa.

Que informação reunir antes de começar

Três coisas têm de existir antes de valer a pena escrever a primeira síntese: o conjunto completo de documentos, uma lista de campos acordada e um responsável com nome para cada contrato.

O arrendamento raramente é um único documento. Um mesmo arrendamento é normalmente composto pelo contrato original mais aditamentos, uma carta de obras, um auto de início de vigência, cartas complementares, uma fiança, declarações sobre o estado do contrato, acordos de subordinação e os certificados de seguro em vigor. As condições são alteradas por aditamento com mais frequência do que se espera, pelo que uma síntese construída apenas sobre o contrato original estará errada de formas que ninguém deteta até o assunto contar. Reúna primeiro a cadeia completa por instalação e só depois sintetize.

Depois, acorde os campos. Registar as mesmas coisas em todos os contratos é o que transforma documentos numa carteira que se pode filtrar e reportar. Estes são os campos que suportam a maior parte do trabalho recorrente:

Campo	Porque importa
Partes, fiador e morada de notificação do senhorio	Determina a quem deve notificar, e onde, para que a comunicação produza efeito
Imóvel, fração e área locável	A base da renda, do rateio de encargos e do âmbito da reposição
Datas de início, de início de renda e de termo	A espinha dorsal de todas as outras datas do contrato
Renda base e calendário de atualização	Diz o que muda, quando e em que medida
Estrutura de encargos de exploração	Define o que é fixo, o que é variável e o que pode auditar
Opções de renovação ou prorrogação	O direito que se perde pelo silêncio, com a sua própria janela de exercício
Prazos de pré-aviso e forma de envio	É aqui que falham a maioria das opções e denúncias, não no mérito
Direitos de denúncia e de saída antecipada	A sua saída, normalmente condicionada a comunicação e pagamento
Cessão e subarrendamento	Rege reestruturações, alienações e uma mudança de controlo
Requisitos de seguro e de indemnização	Os certificados caducam anualmente e são um gatilho comum de incumprimento
Obrigações de reposição do locado	Um custo que chega no fim e se planeia anos antes
Caução ou termo da garantia bancária	Uma garantia bancária pode caducar antes do contrato
Permanência após o termo	O que acontece se ficar para além do prazo, e a que renda
Responsável interno e aprovador	A pessoa com nome que um lembrete tem de alcançar

Por fim, decida quem faz o quê. Uma pessoa mantém o registo do contrato, outra aprova uma decisão sobre a opção, outra confere o acerto de encargos, e alguém tem competência para assinar e enviar uma comunicação. Se quiser o tratamento completo de como transformar um contrato assinado numa síntese estruturada, lease abstraction explica o que uma boa síntese regista e até onde ir.

Fluxo de trabalho passo a passo para gerir arrendamentos

1. Construa o inventário. Liste cada instalação que ocupa e cada contrato que detém, e depois associe os documentos a cada linha. Conte com falhas. O objetivo deste passo é encontrar os contratos de que ninguém consegue apresentar cópia assinada, enquanto ainda há tempo para a pedir ao senhorio.

2. Sintetize cada contrato nos campos acordados. Trabalhe a partir da cadeia documental completa e registe de onde veio cada facto, incluindo o aditamento que o alterou. Mantenha da síntese uma ligação ao documento de origem, para que qualquer pessoa possa confrontar um campo com o texto em vez de confiar no resumo.

3. Converta as datas num calendário com antecedência. Não agende a data de termo. Agende o prazo de pré-aviso e, para trás, some o tempo de que a sua organização precisa realmente para decidir, aprovar e notificar. Um valor de partida útil é um período de pré-aviso completo antes do prazo, mais o tempo interno de aprovação. Tudo o que se repete anualmente, como os certificados de seguro e os acertos de encargos, recebe um lembrete recorrente.

4. Atribua responsáveis e acessos. Cada contrato recebe um responsável com nome e um aprovador com nome. Quem precisa do documento deve conseguir aceder sem pedir, e quem não precisa de o alterar não deve conseguir fazê-lo.

5. Reconcilie o dinheiro com o contrato. Quando chegar o acerto anual de encargos, confronte-o com o texto do contrato: as rubricas efetivamente incluídas, o limite ou a exclusão que negociou, a sua quota de participação e o método de atualização. Os encargos variáveis são por si só uma categoria grande. A IFRS 16 mantém fora do passivo da locação os pagamentos variáveis ligados ao uso ou às vendas futuras [2]. Esses montantes não se auditam sozinhos.

6. Reveja a carteira com uma cadência fixa. Trimestral chega para a maioria das equipas. Olhe para as opções dos quatro trimestres seguintes, os contratos sem responsável, as sínteses não revistas desde o último aditamento, e as cauções ou garantias perto de caducar. Depois feche o ciclo: uma decisão sobre a opção que foi tomada mas nunca comunicada por escrito não é uma decisão.

Falhas mais comuns

O lembrete está ancorado na data errada. Uma entrada de agenda na data de termo não serve de nada se a opção tinha de ser exercida meses antes. O prazo de pré-aviso é a data que opera, e é essa que se acompanha.

Ninguém é dono do contrato. As datas que chegam a uma caixa partilhada chegam a todos e a ninguém. Um lembrete precisa do nome de uma pessoa antes de contar como controlo.

A síntese afasta-se dos documentos. Um aditamento altera a renda ou o pré-aviso, o ficheiro de origem é atualizado e a síntese não. A partir daí a vista de carteira está confiantemente errada, o que é pior do que não ter vista nenhuma.

A permanência acontece por acidente. Se um prazo se esgota e fica, normalmente não lhe é concedida a prorrogação que não exerceu. Em Portugal, nas regras relativas à duração, denúncia e oposição à renovação dos contratos de arrendamento para fins não habitacionais as partes são livres. Na falta de estipulação aplica-se o disposto quanto ao arrendamento para habitação [5]. Ficar no locado sem ter exercido uma opção não é essa opção.

Os encargos variáveis são pagos sem serem verificados. Os acertos de encargos chegam como um número com uma folha de cálculo em anexo, e pagá-los é mais fácil do que ler a cláusula que os rege. É a falha com mais dinheiro dentro e menos drama.

A área financeira e a operação mantêm listas diferentes. Se o mapa de arrendamentos que alimenta o reporte for mantido em separado do que a operação usa, ambos estarão parcialmente certos. Um único registo, com os campos relevantes para a área financeira, é a única versão que se mantém verdadeira.

Os acordos paralelos nunca ficam escritos. A garantia verbal de um senhorio não é uma condição do contrato. O contrato de arrendamento urbano deve ser celebrado por escrito desde que tenha duração superior a seis meses [4]. A regra prática é a mesma: se não está na cadeia documental, não faça gestão com base nisso.

Lista de verificação prática

Use isto como definição permanente de um arrendamento sob controlo.

• A cadeia documental completa está guardada num só sítio: contrato, aditamentos, cartas complementares, carta de obras, fiança, declarações, certificados
• A síntese usa os mesmos campos de todos os outros contratos, e cada campo é rastreável até um documento
• A síntese foi verificada pela última vez depois do aditamento mais recente
• O termo, as janelas de exercício das opções, as datas de revisão de renda e os gatilhos de reposição estão todos registados, não apenas a data final
• Cada data tem um lembrete que dispara pelo menos um período de pré-aviso antes, com o tempo interno de aprovação somado
• Cada contrato tem um responsável com nome e um aprovador com nome
• A morada de notificação e a forma de envio estão registadas junto da opção, não enterradas no documento
• O certificado de seguro e qualquer garantia bancária têm lembretes de caducidade próprios
• O último acerto de encargos foi confrontado com o contrato, não apenas pago
• A área financeira e a operação leem o mesmo registo do contrato
• As opções dos quatro trimestres seguintes já têm responsável e data de decisão

Onde o software ajuda

Uma folha de cálculo é um ponto de partida perfeitamente válido, e muitas equipas gerem cinco arrendamentos assim durante anos. Deixa de chegar num ponto previsível: quando uma data tem de alcançar uma pessoa em vez de ficar numa célula, quando o ficheiro precisa de acessos diferentes para a área financeira e para a operação, quando é preciso provar quem alterou um campo e quando, ou quando ninguém sabe qual de quatro cópias é a atual.

O que procurar não tem glamour. Um repositório pesquisável para os próprios documentos. Extração que transforme o texto do contrato em campos filtráveis. Lembretes ligados à data de pré-aviso, recorrentes, dirigidos a destinatários com nome. Sincronização de calendário, para que as datas apareçam onde as pessoas já trabalham. Reporte sobre toda a carteira. Permissões e um registo de auditoria, para que o acesso e o histórico sejam factos e não suposições.

A Contracko cobre esse tipo de trabalho. O seu repositório de contratos mantém contratos e ficheiros relacionados num só sítio, "including PDFs, scans, and supporting documents", com tipos de contrato, metadados e pesquisa para localizar acordos, e histórico de versões entre estados atual, anterior e rascunho. A extração de dados de contratos analisa PDF e ficheiros Word carregados para obter campos como datas, partes, valores, prazos de pré-aviso e obrigações, e exporta para CSV, Excel ou JSON, que é o que se quer quando se está a sintetizar uma carteira e não um documento. Os lembretes de expiração acompanham "renewal dates, end dates, notice dates, and custom events like obligations or milestones", podem ser recorrentes ou pontuais e podem ser atribuídos a colegas para que o lembrete chegue a uma pessoa. Os campos personalizados captam os dados específicos do arrendamento que um registo contratual genérico não tem, como a área locável, o limite de encargos ou a janela de exercício da opção. O reporting gera relatórios sobre contratos, valores e tendências, e a página de preços indica que capacidades, incluindo o registo de auditoria e os grupos de permissões, vêm com cada plano.

Para um único contrato, a calculadora de contratos de arrendamento recebe uma data de início, uma duração e um prazo de pré-aviso, e devolve a data de fim, o tempo restante e se está dentro de uma janela de renovação. É uma forma rápida de confirmar uma data sem configurar nada.

Próximo passo

Comece com cinco contratos, não com cinquenta. Escolha os cinco com o maior compromisso ou com a opção mais próxima, reúna a cadeia documental completa de cada um, sintetize-os nos mesmos campos, e ponha os prazos de pré-aviso num calendário com um responsável com nome. Isso costuma bastar para trazer à superfície o que está partido na forma como os restantes são tratados.

Quando estiver pronto para ter toda a carteira num só sítio, inicie um teste gratuito e carregue um conjunto representativo de arrendamentos para ver as datas e os termos-chave extraídos numa única vista, com lembretes ancorados às janelas de pré-aviso em vez das datas de termo. Se a sua carteira tem uma componente industrial, warehouse lease agreements trata das obrigações específicas dessas instalações, e o guia contract obligations tracker trata do acompanhamento de compromissos que não estão ligados a uma data.

Fontes

[1] IFRS Foundation, IFRS 16 Leases (reconhecimento pelo locatário de um ativo sob direito de uso e de um passivo da locação). ifrs.org/issued-standards/list-of-standards/ifrs-16-leases

[2] IFRS Foundation, Effects Analysis: IFRS 16 Leases, janeiro de 2016 (dimensão das locações fora do balanço, isenções de curto prazo e de baixo valor, e pagamentos opcionais e variáveis). ifrs.org/content/dam/ifrs/project/leases/ifrs/published-documents/ifrs16-effects-analysis.pdf

[3] Comissão Europeia, Regulamento (UE) 2017/1986 de 31 de outubro de 2017 (retoma da IFRS 16 na União, em execução do Regulamento (CE) n.º 1606/2002). eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/1986/oj

[4] Diário da República, Lei n.º 6/2006, de 27 de fevereiro, artigo 1069.º do Código Civil (o contrato de arrendamento urbano deve ser celebrado por escrito se tiver duração superior a seis meses). files.diariodarepublica.pt/1s/2006/02/041a00/15581587.pdf

[5] Diário da República, Lei n.º 6/2006, de 27 de fevereiro, artigo 1110.º do Código Civil (duração, denúncia e oposição à renovação nos arrendamentos para fins não habitacionais). files.diariodarepublica.pt/1s/2006/02/041a00/15581587.pdf

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